Заключение о проведении инвентаризации основных средств. Инвентаризация основных средств. Как осуществляется проверка ОС

В статье рассматривается:

• порядок подготовки к инвентаризации;
  
• случаи;
  
• сроки ее проведения;
  
• документальное оформление.
  

В кратком виде рассмотрим нюансы проведения инвентаризации расчетов, денежных средств, а также отдельных видов имущества (ОС и ТМЦ).

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния ее финансовых обязательств на определенную дату путем сверки фактических данных с данными бухгалтерского учета.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются субъектом самостоятельно, за исключением обязательного проведения инвентаризации, предусмотренного законодательством, федеральными и отраслевыми стандартами (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Этапы проведения инвентаризации

Общая схема проведения инвентаризации

Подготовка к инвентаризации

Руководитель организации должен утвердить персональный состав инвентаризационной комиссии (в том числе председателя). Для этого необходимо подготовить соответствующий приказ (постановление или распоряжение).

В состав инвентаризационной комиссии должны быть включены:

• представители администрации организации;
• работники бухгалтерской службы;
• другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.)

До того как началась инвентаризация:

• МОЛ должен подтвердить, что все расходные и приходные документы на имущество переданы инвентаризационной комиссии;
• председатель комиссии должен зарегистрировать все расходные и приходные документы с пометкой «до инвентаризации на «__________» (дата)» (для бухгалтерии это является основанием определения остатков имущества по учетным данным);
• руководитель организации должен создать все условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Проведение инвентаризации

МОЛ должно присутствовать на инвентаризации в обязательном порядке.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Если имущество хранится в неповрежденной упаковке поставщика, фактическое количество может быть установлено на основании выборочной оценки (пересчете) части данного имущества (т.е. для проверки может быть выборочно вскрыто несколько упаковок).

Инвентаризацию навалочных материалов допускается производить путем технических расчетов и обмеров.

При инвентаризации большого количества ценностей путем взвешивания МОЛ и один из членов комиссии ведут учет в отдельных ведомостях. Затем данные сверяются и результат указывается в инвентаризационной описи.

Если инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, то имущество, которое проверяли после 01 октября текущего года, не подлежит дополнительному пересчету. Используются данные уже проведенной сверки.

В межинвентаризационный период компания вправе проводить выборочные инвентаризации.

Оформление результатов инвентаризации

Итоги сверки фактических и учетных данных отражаются в инвентаризационных описях или актах инвентаризации (составляются не менее, чем в двух экземплярах).

Организация должна утвердить формы первичных документов в учетной политике, в т.ч. документы по проведению инвентаризации. В 1С используются унифицированные формы. Так, например, результат инвентаризации товарно-материальных ценностей будет отражен формой ИНВ-3.

В инвентаризационную опись необходимо включить следующее:

• наименование объектов, подлежащих проверке;
• количество имущества (в ед. измерения, принятых в учете);
• общее количество в натуральных показателях (вне зависимости от единицы измерения, в которой учитывалось имущество);
• число порядковых номеров материальных ценностей (прописью, на каждой странице);
• отметка о проверке цен, таксировки, итогах;
• подписи членов комиссии, председателя, МОЛ;
• подтверждение МОЛ (инвентаризация проводилась в его присутствии, отсутствующих членов комиссии не было, претензий к проведению инвентаризации нет).

Если на последних страницах инвентаризационной описи есть незаполненные строки, то указываются прочерки.

Исправление неточностей в описи производится путем зачеркивания. Над неправильной записью указывают верные данные. Все члены комиссии, а также МОЛ должны поставить свои подписи рядом с исправлением ошибки.

В случае выявления расхождения учетных и фактических данных составляется Сличительная ведомость, например, по форме ИНВ-19.

Оценка выявленных в ходе инвентаризации объектов производится согласно рыночным ценам, а степень износа — исходя из реального технического состояния объекта.

Имущество, находящееся на ответственном хранении или аренде (за балансом), также подлежит проверке при инвентаризации.

Особенности инвентаризации отдельных видов имущества

Инвентаризация ОС

При инвентаризации ОС в инвентаризационной описи (форма ИНВ-1) указывается:

• полное наименование;
• назначение;
• инвентарные номера;
• основные технические показатели;
• заводской инвентарный номер.

При инвентаризации недвижимого имущества комиссия проверяет наличие документов, которые подтверждают право собственности.

В случае выявления расхождения учетных и фактических данных, комиссия включает в опись правильные технические показатели.

ОС включаются в опись по наименованию согласно своему прямому назначению. В результате модернизации функции объекта могут измениться. В таком случае в описи отражается новое назначение ОС.

Непригодные к использованию ОС включаются в отдельную опись, где указывается:

• дата ввода в эксплуатацию;
• причины, по которым ОС невозможно использовать в работе.

Инвентаризация ТМЦ

Если ТМЦ хранятся в разных помещениях, то инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После завершения инвентаризации какого-либо участка ТМЦ, доступ к помещению должен быть ограничен до тех пор, пока не завершится вся сверка ТМЦ.

Если ТМЦ поступают на склад во время проведения инвентаризации, то сведения по ним заносятся в отдельную опись, где указывается:

• наименование;
• количество;
• цена и сумма;
• дата и номер приходного документа (председатель комиссии должен зарегистрировать приходные документы с пометкой «после инвентаризации «__________» (дата)»);
• наименование поставщика.

При длительном проведении инвентаризации ТМЦ могут отпускаться МОЛ в присутствии членов инвентаризационной комиссии (при наличии письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера). Сведения по таким ТМЦ отражаются отдельно в описи «ТМЦ, отпущенные во время инвентаризации».

Инвентаризационная комиссия должна проверить данные по ТМЦ, которые:

• в пути;
• находятся на складах других организаций (на ответственном хранении);
• отгружены, но не оплачены;
• не находятся в подотчете МОЛ.

В некоторых случаях при инвентаризации разрешается использовать групповые описи (малоценные, быстроизнашивающиеся ТМЦ и др.). Малоценные ТМЦ, которые пришли в негодность, но не были учтены в расходах компании, не включаются в опись. По ним заполняется акт с указанием:

• времени эксплуатации;
• причин негодности;
• возможности использования в хозяйственных целях.

Тара указывается в описи по:

• виду;
• целевому назначению;
• качественному состоянию:
  • новая;
  • бывшая в употреблении;
  • требующая ремонта.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Проверке подлежат:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
• 63 «Резервы по сомнительным долгам»;
• 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
• 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
• 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
• 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
• 75 «Расчеты с учредителями»;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
• 79 «Внутрихозяйственные расчеты».

При проверке оценивается правильность расчетов, наличие сальдо и причины его образования.

Для того чтобы оценить насколько корректно отражены обороты по счетам расчетов, нужно сверить показатели в акте сверки, полученном от контрагента с проверяемыми учетными данными.

Задолженность, по которой истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания, списываются отдельно по каждому обязательству по приказу руководителя.

Инвентаризация денежных средств

Инвентаризация кассы производится с учетом положений Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У .

При инвентаризации кассы осуществляется пересчет:

• наличных денежных средств (далее ДС);
• ценных бумаг;
• денежных документов:
• почтовые марки;
• марки госпошлины;
• вексельные марки;
• путевки в дома отдыха (санатории);
• авиабилеты;
• прочие денежные документы.

Инвентаризация на расчетном счете осуществляется путем сверки остатков на счетах учета с данными, указанных в выписке банка на соответствующую дату.

Инвентаризация активов, которые не имеют материально-вещественной формы

При инвентаризации НМА комиссия проверяет:

• наличие документов, подтверждающих права организации на его использование;
• правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

При инвентаризации финансовых вложений комиссия проверяет фактические затраты на ценные бумаги и прочие вложения. Оценивается:

• правильность оформления ценных бумаг;
• реальность стоимости учтенных ценных бумаг;
• своевременность и полнота отражения в учете полученных доходов по ценным бумагам;
• сопоставляется фактическое наличие ценных бумаг с учетным.

Инвентаризация ценных бумаг осуществляется одновременно с инвентаризацией ДС в кассе.

Унифицированная форма инвентаризационной описи ИНВ-16 предназначена для отражения данных по ценным бумагам. В ней указывается:

• название;
• серия и номер;
• номинальная и фактическая стоимость;
• срок гашения;
• общая сумма.

Если на момент проведения инвентаризации ценные бумаги находятся на хранении в специализированных организациях, то сверяется сальдо по соответствующим счетам учета с данными, указанных в выписках.

Помимо вышеперечисленного, инвентаризационная комиссия должна проверить финансовые вложения в уставный капитал сторонних организаций, а также займы компании (при их наличии).

Учет результатов инвентаризации

Результатом инвентаризации могут быть:

• излишек – превышение фактического количества ТМЦ над данными бухгалтерского учета;
• недостача – физическая нехватка ТМЦ, расхождение между фактическим количеством ТМЦ и данными бухгалтерского учета.

Порядок учета результатов инвентаризации зависит от разных факторов.

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал

Из этой статьи вы узнаете:

Все материальные активы компании, которые она использует в своей деятельности для производства и поставок товаров, сдачи в аренду, предоставления услуг, называются основными средствами (ОС). Сюда относят здания, станки, компьютеры, скот, дороги и даже природные ресурсы. Всё это отражается «на бумаге» — в бухгалтерском учете. Чтобы определить, соответствует ли фактическое наличие ОС отчетности, нужна инвентаризация.

ЦЕЛЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

В идеальном случае, все ОС, что есть «на бумаге», должны быть в наличии. Не должно быть недостач, избытка или неучтенных активов. Но на самом деле такая ситуация редкость, характерная для небольших компаний. Для тех предприятий, которые владеют большим количеством активов, обычно всплывают ситуации с недостачами. Имущество может прийти в негодность, быть утрачено или даже украдено. Поэтому главная цель — определить, соответствует ли бухгалтерская отчетность реальному положению дел.

Еще при инвентаризации основных средств фиксируются все изменения, которые происходят с активами. К примеру, здание может быть реконструировано — надстроили дополнительный этаж. Или ситуация противоположна — часть строения снесли.

КАК ЧАСТО НУЖНО ПРОВОДИТЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ?

Периодичность проведения процедуры инвентаризации определяется руководителем организации, но не реже чем 1 раз в 3 года. Результаты используются для составления годовой отчетности, т. е. в 2018 году можно использовать данные о результатах инвентаризации основных средств 2017 или 2016 года.

Но есть несколько случаев, когда проведение процедуры обязательно — согласно п. 27

приказа Минфина России от 29.07.1998 N 34н (ред. от 11.04.2018) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте России 27.08.1998 N 1598):

• если активы, относящиеся к основному имуществу компании, арендуются, выкупаются или сдаются в аренду;
• если меняется материально ответственное лицо — человек, который юридически отвечает за имущество;
• если обнаружен факт кражи или порчи имущества, а также злоупотребления им;
• если произошла чрезвычайная ситуация — пожар, наводнение и т.д. — в результате которой имущество может быть утрачено или испорчено;
• если компания ликвидируется или реорганизуется.

Если предусмотрена коллективная материальная ответственность, то проведения такого мероприятия, как инвентаризация основных средств, могут потребовать участники коллектива, из которого выбыло (были уволены или переведены) больше половины людей.

ПРАВИЛА И ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОС

На основании приказа руководителя создается инвентаризационная комиссия, которая будет контролировать порядок процесса по учету инвентаризации ОС. В такую комиссию обязательно включают представителя бухгалтерии. Проверка проходит только в присутствии ответственного за имущество лица. Причем такой сотрудник дает расписку о сдаче в бухгалтерию всех приходно-расходных документов.

Чтобы ускорить инвентаризацию, перед её началом проверяют некоторые документы:

• договоры на хранение или аренду по объекту или имуществу, которое сдавала или принимала компания;
• техпаспорта на машины, станки и другое оборудование;
• описи, инвентарные книги и карточки, которые используются для того, чтобы сделать учет.

ТРИ ОСНОВНЫХ ЭТАПА ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОС:

Удостоверившись в наличии, можно приступать к инвентаризации основных средств, которую делят на три этапа:

1. Члены инвентаризационной комиссии получают в бухгалтерии актуальные документы наличия ОС компании. На них делают пометку «до инвентаризации» на определенную дату. Проходит проверка на право собственности сооружений и других объектов, находящихся на учете и в распоряжении компании.
2. В ходе второго этапа комиссией должны быть проверены основные средства с указанием фактического инвентарного номера, показатели и их назначение.
3. После проверки выявляются расхождения между учетными и фактическими данными в документах.

Если проверяется транспортное средство или оборудование, в ходе описи в документе указывают заводской номер, мощность, год выпуска. Есть ситуации, когда нет возможности произвести осмотр. К примеру, автомобиль находится в командировке или ж/д состав отправлен в рейс. В этом случае, проверку проводят до отсутствия ТС или по существующей накладной.

Комиссией по проведению инвентаризации основных средств может быть установлено, что работы по реконструкции или сносу зданий могут быть не отражены в бухгалтерии. В этом случае, члены определяют, увеличилась или уменьшилась балансовая стоимость, изменения отражаются в документах. Врез.

Если в ходе бухучета было установлено, что активы не пригодны для эксплуатации, составляется отдельная опись. Здесь указывают год ввода в эксплуатацию и причины, по которым дальше использовать актив невозможно.

ИЗЛИШКИ И НЕДОСТАЧА ПРИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОС

Во многих случаях комиссией обнаруживается неожиданные результаты инвентаризации ОС — недостача или отсутствие имущества, которое числится на балансе. Иногда удается сразу обнаружить причину — оборудование может храниться на другом складе, причем это должно быть подтверждено документально. В противном случае, недостача — основание для проведения служебного расследования.

Возможна ситуация, обратная недостаче — в процессе проведения инвентаризации ОС обнаруживаются активы, которые не состоят на балансе. В этом случае главное выяснить, откуда взялось то или иное средство. Оно может быть получено как законным способом, по форме — договор дарения, неучтенная прибыль прошлых лет, так и незаконно — если сотрудники занимаются деятельностью, не входящей в круг их обязанностей или имеют место другие нарушения законодательства. Обнаружение неучтенных средств также может стать причиной служебного расследования. Если основные средства получены законно, то они вносятся к активам компании, причем вместе с определением их рыночной стоимости, вне зависимости, рубль они стоят, тысячу или выше.

ОТРАЖЕНИЕ ИЗЛИШКОВ И НЕДОСТАЧ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Недостача или излишки ведут к изменению состояния учитываемых объектов. Чтобы отразить это в бухгалтерии, используют проводки.

При обнаружении излишков:

• ДТ 01 КТ 91-1 — основное средство оприходовано.

Недостача, с учетом того, что виновные не найдены:

• ДТ 02 КТ 01 — списывает амортизацию по необнаруженным средствам;
• ДТ 94 КТ 01 — списывает остаточную стоимость;
• ДТ 91-2 КТ 94 — отражает недостачу в прочих расходах.

Если удалось установить виновных, то:

• ДТ 73 КТ 94 — недостача списывается за счет виновных;
• ДТ 50 КТ 73 — сотрудником погашается сумма задолженности.

Чтобы компенсировать недостачу, у виновного работника удерживаются средства с заработанной платы, но не более 20% от неё.

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОС

Нужно оформить следующие документы:

• приказ о проведении инвентаризации основных средств — форма ИНВ-22. Здесь указывают причину, имущество, которое инвентаризируется, сроки, состав комиссии с указанием должности и ФИО;
• все инвентаризации заносятся в журнал учета приказов — форма ИНВ-23. Здесь записаны данные о компании или структурном подразделении, где проводится проверка, ответственные за имущество лица, данные об инвентаризируемом имуществе, людях, которые входят в комиссию, фактическая дата начала и завершения процедуры, результаты, даты подведения итогов и принятых мер;
• в опись по форме ИНВ-1 записывают данные, которые получают в ходе осмотра имущества;
• если какие-то средства находятся в ремонте, это отражается в форме ИНВ-10. Здесь же указываются расходы на ремонт, его стоимость;
• в ведомости ИНВ-18 фиксируют расхождения фактического количества с бухгалтерским. Документ по форме должен быть составлен в двух экземплярах — для ответственного лица и бухгалтерии.

РЕЗУЛЬТАТЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

В результате правильно проведенной процедуры компания получает четкое понимание, каким имуществом она располагает, и может распоряжаться им более грамотно для получения максимальной прибыли. К тому же ошибки ведут к неточностям в отчетности — если это будет обнаружено налоговыми органами, предприятию грозят штрафы.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ОС В LEADER TEAM

Этот процесс может занять массу времени, если подходить к нему без должного профессионализма. Но если поручить эту задачу специалистам, то можно получить быстрый результат, при этом соответствующий стандартам высокой точности.

Leader Team предлагает свои услуги, связанные с предоставлением профессионалов по инвентаризации. При обращении к нам, можете быть уверены, что данная процедура займет всего лишь за 1 день или 1 ночь — по вашему выбору. Можно провести подсчет во всех филиалах сразу — это удобно для владельцев разветвленной сети.

Для того чтобы узнать подробности — просто позвоните нам по одному из указанных на сайте телефонов, или оставьте заявку в форме быстрой связи.

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;

при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

при ликвидации или реорганизации организации.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии

Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

представители администрации организации;

работники бухгалтерской службы (например, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);

другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

В комиссию должны входить как минимум два человека.

Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием «до инвентаризации на «__» __________ 201_ г.», что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны.

Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

Инвентаризационная комиссия определяет:

наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, ), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 — 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);

по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);

по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);

по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете
недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н):

если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;

если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.

Для целей налога на прибыль
стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено.
В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено.
Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

Выявлены излишки имущества

Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:

Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);

или отчетом независимого оценщика.

Проводка в бухгалтерском учете будет такая.

Инвентаризация основных средств – это одна из форм контроля сохранности имущества фирмы. Итогом этой проверки является установление его наличия и соответствия учетной информации. Напомним, в какой последовательности проводят инвентаризацию, чем руководствуются и как оформляют результаты.

Что такое инвентаризация объектов основных средств

Процедура инвентаризации не что иное, как процесс сверки учетных данных с наличествующими в компании объектами имущества, а ее цель – сохранность активов, выявление потерь, недостач или неучтенных позиций. Проверке подлежат все виды ОС – имеющиеся в компании (в том числе бездействующие и находящиеся на консервации), а также арендованные и принятые на хранение.

Регулируется проведение инвентаризации основных средств законом № 402-ФЗ, методическими указаниями (МУ) по инвентаризации имущества и обязательств, утв. приказом МФ РФ № 49 и ПБУ, утв. приказом МФ РФ № 34н. В последние годы радикальных изменений в установившихся правилах проведения проверки наличия активов не произошло, поэтому инвентаризация основных средств в 2019 году осуществляется по тому же алгоритму. В предприятии порядок и сроки проведения процедуры определяет и закрепляет в учетной политике руководитель.

Периодичность проведения инвентаризации ОС – один раз в 3 года, сверки библиотечного фонда — раз в 5 лет (п. 1.5 МУ № 49), но на практике предприятия подвергают активы ревизии ежегодно, поскольку по завершении финансового года инвентаризацию проводят обязательно (п. 3 ст. 11 закона № 402-ФЗ). Годовую проверку ОС назначают на 4-й квартал, обычно на 31 декабря.

Для того, чтобы подтвердить фактическое наличие объектов основных средств (ОС) в организации и достоверность сведений о них, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета, проводится инвентаризация ОС. О сроках проведения инвентаризации основных средств и вопросах документального оформления инвентаризации расскажем в нашей консультации.

Как часто инвентаризировать ОС

В общем случае порядок проведения инвентаризации организация определяет самостоятельно (п. 26 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации ОС обязательно. К ним, в частности, относятся (п. 27 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н):

• смена материально ответственных лиц;
• выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;
• реорганизация или ликвидация организации.

Что касается инвентаризации ОС перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, то такая инвентаризация может проводиться не каждый год, а лишь 1 раз в 3 года. Это значит, что, к примеру, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности за 2017 года инвентаризацию ОС можно не проводить, если она проводилась не ранее, чем перед составлением отчета за 2015 год.

Кто проводит инвентаризацию ОС

Для проведения в организации инвентаризаций должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Приказа Минфина от 13.06.1995 № 49).

Если объем инвентаризируемых ценностей (в т.ч. объектов ОС) в организации большой, то для одновременного проведения инвентаризации могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Состав инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации. И при отсутствии хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации ее результаты будут признаны недействительными (п. 2.3 Приказа Минфина от 13.06.1995 № 49).

Общие правила проведения инвентаризации, а также особенности проведения инвентаризации основных средств установлены Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49 .

Как оформляется инвентаризация ОС

Законодательством не установлены обязательные формы первичных учетных документов, которыми должны оформляться проведение инвентаризации и ее результаты (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). В то же время для этих целей обычно используются формы первички, утвержденные Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 . Организация может применять их или разработать самостоятельные формы, обеспечив наличие в них .

Какие бы формы документов для инвентаризации организация не использовала, их необходимо закрепить в .

Приведем основные формы составляемых при инвентаризации ОС первичных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

Так, проведение инвентаризации начинается с издания приказа (форма № ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации»). Такой приказ является по сути заданием для комиссии, он конкретизирует содержание, объем, порядок, сроки проведения инвентаризации и персональный состав инвентаризационной комиссии. Подписанный руководителем организации приказ вручается председателю инвентаризационной комиссии.

Данные непосредственной инвентаризации объектов ОС отражаются в Инвентаризационной описи основных средств (форма № ИНВ-1). Эта опись составляется в 2-х экземплярах, подписывается ответственными лицами комиссии, а также лицом, ответственным за сохранность ОС. Один экземпляр описи остается у такого ответственного лица, а второй передается в бухгалтерию для составления в случае необходимости сличительной ведомости.

Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма № ИНВ-18) оформляется по тем объектам, по которым выявлены отклонения от данных бухучета. Ведомость составляется также в 2-х экземплярах (для МОЛ и бухгалтерии).

Подробную информацию об особенностях заполнения перечисленных выше унифицированных форм по учету инвентаризации ОС можно найти в Указаниях, приведенных в Постановлении Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

О том, какие бухгалтерские записи делаются по результатам инвентаризации, в т.ч. объектов ОС, мы рассматривали в отдельном .